DATENAUSTAUSCH 4.0

Digital, automatisiert und verschlüsselt: Wie Daten einfach, sicher und DSGVO-konform ausgetauscht werden

Unternehmen nahezu jeder Branche, aber auch Behörden stehen vor der Herausforderung, dass die Menge an Daten täglich ansteigt, die sie intern wie auch extern mit Kunden, Partnern oder Bürgerinnen und Bürgern austauschen und bearbeiten. Gleichzeitig werden Dateien immer größer und enthalten immer mehr sensiblen oder personenbezogene Informationen.

Die Realität stellt sich in vielen Fällen so dar, dass kritische Daten und Dokumente unverschlüsselt ausgetauscht und Daten, zum Beispiel aus Bewerbungen und Rechnungen, manuell in die einzelnen IT-Systeme eingegeben werden. Das ist umständlich, zeitraubend, kostenintensiv und alles andere als sicher.

Um vertrauliche Daten und Dokumente sicher und DSGVO-konform auszutauschen, zu teilen und gemeinsam zu nutzen, per E-Mail oder in virtuellen Datenräumen, ist ihre Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unerlässlich. Erfolgt der Austausch von Daten und Dokumenten (Gehaltsabrechnungen, Bewerbungen oder Mahnungen) zwischen Menschen, Maschinen und Systemen zugleich komplett automatisiert, reduziert das Fehler auf ein Minimum, erhöht die Sicherheit und spart wertvolle Zeit, die Mitarbeitenden für ihre Kernaufgaben bleibt.

Inhaltsverzeichnis

  1. 1
    Sicherer Datentransfer reduziert Risiken

    Die unverschlüsselte Übertragung wichtiger und sensibler Daten und Dokumente birgt große Risiken, die der Einsatz einer professionellen Datentransfer-Lösung auf ein Minimum reduziert. Sind Sie dafür bereit?

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  2. 2
    Datentransfer nicht ohne End-to-end-Verschlüsselung

    Der sichere End-to-end-verschlüsselte Datentransfer sensibler und großer Dateien per E-Mail in Verbindung mit weiteren IT-Sicherheitsmaßnahmen ist geschäftskritisch für Unternehmen.

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  3. 3
    Digitale Zusammenarbeit in virtuellen Datenräumen

    Virtuelle Datenräume ermöglichen die sichere Speicherung, Weitergabe und digitale Zusammenarbeit an Dokumenten aller Art – überall, jederzeit und auf jedem Endgerät.

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  4. 4
    Digitales Input Management für sicheren Dateneingang

    Ein digitales Input Management und Online-Formulare sorgen dafür, dass Daten genauso eingehen wie benötigt, reibungslos und sicher verarbeitet sowie IT-Systemen direkt bereitgestellt werden. Weiterlesen...

  5. 5
    Workflow Automation macht Prozessen schnelle Beine

    Papier und analoge Abläufe wird es zwar immer geben, doch durch eine Workflow Automation lassen sich zahlreiche Prozesse beschleunigt und so Medienbrüche, Fehler beim Datentransfer sowie Flaschenhälse vermeiden. Weiterlesen...

  6. 6
    Die Vorteile digitaler Workflows im Personalwesen

    Im Personalwesen könne viele Prozesse mit digitalen Workflows optimiert und beschleunigt werden. Das freut die HR-Mitarbeitenden, die endlich mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Weiterlesen...

  7. 7
    Digitaler Abrechnungsprozess spart 70 Prozent an Kosten

    Manuelle und papierbasierte Prozesse bei der Gehaltsabrechnung sind unproduktiv und Kostentreiber. Das muss nicht sein. Digitalisierung und Automatisierung sorgen für hohe Effizienz und Rechtskonformität und deutlich weniger Kosten. Wollen Sie das auch? Weiterlesen...

  8. 8
    Use Cases zeigen Mehrwert digitaler Zusammenarbeit

    Anforderungen an den Datentausch, wie sie in der Medizin- und Druckbranche oder bei Forschungsprojekten gelten, lassen sich durch automatisierte Abläufe und Workflows schnell und DSGVO-konform abwickeln. Wie das geht, zeigen drei Case Studies.
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Die Risiken des unverschlüsselten Datentransfers

Im Zuge der digitalen Transformation kommt der IT-Security eine Schlüsselrolle in Unternehmen, aber auch in Behörden zu. Speziell im Umgang mit sensiblen Daten, dem sogenannten Gold des digitalen Zeitalters, ist eine hohe Daten-, Cyber- und IT-Sicherheit ein kritischer Faktor.

Wie die Sicherheit von Kommunikationsdaten bedroht wird

Die Bedeutung von IT-Security in der digitalen Welt unserer Tage kann kaum überschätzt werden wie eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom belegt. Der deutschen Wirtschaft entsteht durch Diebstahl, Spionage, Sabotage und Datenklau jährlich ein Gesamtschaden von 223 Milliarden Euro. Neun von zehn Unternehmen (88 Prozent) geben an, 2020/2021 Opfer von Cyberangriffen geworden zu sein, 13 Prozent mehr als in den Jahren 2018/2019.

Zwar investieren Unternehmen und Behörden inzwischen verstärkt in die IT-Security. Doch beim Austausch von Daten und Dokumenten wird die Sicherheit nach wie vor sträflich vernachlässigt, obwohl Cyberkriminelle es laut Bitkom-Studie mehr denn je auf Kommunikationsdaten in E-Mails und auf geistiges Eigentum abgesehen haben.

63 Prozent der Firmen, die von einem Sicherheitsvorfall betroffen sind, beklagen den Diebstahl sensibler Kommunikationsdaten. Darüber hinaus sind auch Kundendaten (31 Prozent), Finanzdaten (29 Prozent) und weitere kritische Informationen wie Marktanalysen (19 Prozent) eine beliebte Beute. Bei 18 Prozent wurde geistiges Eigentum wie Patenten oder Forschungsinformationen gestohlen; das sind elf Prozentpunkte mehr als 2018/2019.

Sicherer Datentransfer wird sträflich vernachlässigt

Diese Studienergebnisse sind alarmierend und zeigen eines besonders deutlich: Unternehmen und Behörden brauchen vollständige Kontrolle über sämtliche Datenflüsse, ob intern oder im digitalen Austausch mit Kunden und Geschäftspartnern beziehungsweise mit Bürgerinnen und Bürgern.

Hier herrscht enormer Nachholbedarf: Dateien werden vielerorts noch unverschlüsselt per E-Mail verschickt, über Cloud-Services mit Serverstandorten meist außerhalb der EU geteilt; wahlweise erfolgt der Datentransfer auch umständlich via FTP-Server. Nicht selten kommen zur Übertragung großer Datenmengen physische Datenträger wie Festplatten, CDs oder USB-Sticks zum Einsatz, sei es per Bote, per Post oder durch persönliche Übergabe.

Professionelle Datentransfer-Lösung schafft Sicherheit

Die genannten Übertragungswege bergen jedoch zahlreiche Nachteile und Risiken. Abhilfe schafft hier eine professionelle Lösung für den Datentransfer, die auf die Anforderungen in Unternehmen und Behörden zugeschnitten ist und über die Daten und Dokumente End-to-end-verschlüsselt sowie schnell und komfortabel ausgetauscht werden.

Welche Anforderungen eine solche Lösung in puncto Qualität, Sicherheit, Funktionalität, Bedienbarkeit und Rechtskonformität erfüllen sollte, lesen Sie in diesem Whitepaper.

E-Mail und große Dateien – eine toxische Kombination

Globalisierung und Digitalisierung zwingen Firmen dazu, Daten weltweit hin- und her zu übertragen. Dabei steigt die Menge an Daten und die Größe der Dateien stetig an, die über digitale Kanäle versendet und empfangen werden.

Das digitale Kommunikationsmedium Nummer eins für den Austausch von Informationen und Dateien in der Businesswelt ist und bleibt die E-Mail. Laut einer Prognose des US-Marktforschers Radicati Group sollen 2022 weltweit mehr als 333 Milliarden E-Mails versendet und empfangen werden geben, 2025 sogar über 376 Milliarden.

Dateien, vor allem auch geschäftskritische, werden in den meisten Fällen unverschlüsselt per E-Mail verschickt. Das öffnet Unbefugten Tür und Tor zu oft äußerst sensiblen Informationen. Zudem stößt das Medium E-Mail beim Transfer großer und sehr großer Dateien und digitaler Dokumente durch Größenbeschränkungen für Anhänge beim Sender oder Empfänger an Grenzen. Zugleich besteht die Gefahr, dass Firewalls und Spamfilter Anhänge blockieren oder entfernen.

Cloud-Speicherdienste – unsicher und nicht rechtskonform

Also behelfen sich Beschäftigte mit Cloud-Speicherdiensten, in die sie Dateien hochladen und an die gewünschten Empfänger verteilen oder sie nutzen dafür Public-Cloud-Services eines Hyperscalers. Auf der Strecke bleibt dabei – die Sicherheit. Bei Cloud-Speichern ist die Gefahr eines Datenlecks groß wie das Beispiel Dropbox zeigt. Diesem Dienst wurden Millionen von Nutzerdaten und Passwörtern gestohlen.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass die Nutzung von Cloud-Speichern und Public-Clouds von US-Anbietern oder Hyperscalern ohne Rechtsgrundlage ist, seitdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) das „Privacy Shield-Abkommen“ mit den USA für ungültig erklärt hat. Unternehmen, die sich von dieser Praxis nicht „ohne Verzögerung“ verabschieden, drohen saftige Strafzahlungen auf Basis der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Alles zusammen, steigende Datenmengen, fehlende Rechtsgrundlage, der Diebstahl sensibler und vertraulicher Daten durch verstärkte Hackerangriffe, gefährdet geschäftliche Partnerschaften und zieht Wettbewerbsnachteile nach sich.

Datentransfer mit End-to-end-Verschlüsselung ist ein Muss

Die oberste Zielsetzung muss also sein, alle sensiblen und vertraulichen Informationen optimal zu schützen, die die eigene Organisation verlassen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Datentransfers, flankiert durch weitere IT-Sicherheitsmaßnahmen, ist dafür das Mittel der Wahl und daher geschäftskritisch. Für eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenübertragung spricht ein Vielzahl von Gründen:

Um jederzeit Kontrolle über die Daten und den Datenfluss im eigenen Unternehmen sowie den Datenaustausch mit externen Partnern zu haben und das Wissen der eigenen Firma vor Unbefugten zu schützen, ist eine Lösung für sicheren und einfachen Datentransfer ein Muss. Wie eine solche Lösung im Detail aussehen kann, erfahren Sie in diesem Whitepaper.

In der Mehrheit der Fälle spielt nicht kriminelle Energie, sondern die Nachlässigkeit von Mitarbeitern die entscheidende Rolle. Rund 60 Prozent der befragten Unternehmen kämpfen mit mehr als 20 derartigen Vorfällen pro Jahr.

Sichere virtuelle Datenräume – Voraussetzung für reibungslose digitale Zusammenarbeit

In den meisten Unternehmen liegen nahezu alle wichtigen Geschäftsdokumente heutzutage in elektronischer Form vor und werden in der Regel digital ausgetauscht. In vielen Fällen handelt es sich um Dateien mit sensiblen und schützenswerten Inhalten. Zugleich werden immer mehr Geschäftsabläufe und Arbeitsprozesse, digitalisiert und automatisiert, sowohl intern zwischen den Beschäftigten als auch über Unternehmensgrenzen hinweg mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten.

Eine solche Prozessdigitalisierung bringt zwar viele Vorteile mit sich, etwa in puncto Effizienz und Produktivität, ihre Achillesferse ist jedoch die Sicherheit. In seinem aktuellen Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland 2021 stellt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fest, dass Cyberangriffe schwerwiegende IT-Ausfälle und oft erheblichen Schaden in Kommunen, Krankenhäusern und Unternehmen verursachen. Eine große Herausforderung in Bezug auf die Informationssicherheit stellt inzwischen auch die Arbeit im Homeoffice dar, die durch die Coronapandemie enorm an Schubkraft gewonnen hat.

Hohe rechtliche Anforderungen beim Datenaustausch

Gleichzeitig steigen die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf die Einhaltung von IT-Sicherheitsstandards und den Schutz sensibler Daten, vor allem beim firmenübergreifenden Datenaustausch. So verpflichtet die DSGVO Firmen und Behörden zu umfassenden Dokumentations-, Informations- und Datenschutzmaßnahmen. Große Bedeutung kommt auch dem Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-SiG) zu. Es fordert von den Betreibern kritischer Infrastrukturen, „angemessene Vorkehrungen zur Vermeidung von Störungen ihrer informationstechnischen Systeme, Komponenten und Prozesse“ nach dem „Stand der Technik“ treffen.

Doch die eingesetzten IT-Lösungen zur digitalen Kommunikation und für den Datentransfer erfüllen die Anforderungen in Bezug auf die Sicherheit und den Schutz sensibler und kritischer Daten und Dokumente oft nur unzureichend. Sie sind häufig auch recht komplex und überfordern die Endanwender, zugleich ist der Aufwand für ihre Betreuung im Rahmen der IT-Administration groß. Alles zusammen erhöht das Risiko, Opfer einer Cyber-Attacken zu werden und gegen gesetzliche Vorschriften zu verstoßen.

Virtuelle und sichere Datenräume das Mittel der Wahl

Den Ausweg aus diesem Dilemma bietet eine virtuelle Plattform, die die sichere Speicherung und Weitergabe vertraulicher Geschäftsdaten gewährleistet und über virtuelle Datenräume den sicheren Datenaustausch und die sichere gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglicht.

Es versteht sich von selbst, dass sich in den virtuellen Datenräumen Dateien und Dokumente jeder Größe Ende-zu-Ende-verschlüsselt abgelegt werden und berechtigte Nutzer jederzeit, überall und mit jedem Endgerät darauf zugreifen können. Bei alldem müssen die virtuellen Datenräume sämtliche Vorschriften in Bezug auf einen rechtskonformen Datenaustausch erfüllen und sie sollten sehr einfach und komfortabel vom Anwender zu bedienen sein.

Mehr über die Anforderungen an sichere virtuelle Datenräume und ihre Funktionalitäten lesen Sie in diesem Whitepaper.

Keine Chance für streunende Dokumente durch strukturierten und sicheren Dateneingang

Unternehmen, egal welcher Größe, und Behörden sind Tag für Tag mit einer Vielzahl eingehender Dokumente, Dateien und Informationen von Kunden, Geschäftspartnern und Bürgern konfrontiert: Rechnungen, Bestellungen, Bewerbungen oder Anträgen, etwa zur Anmeldung von Kindern in Kitas, Kindergärten oder Schulen.

Die einzelnen Dokumente werden in vielen Fällen per Post, Bote oder auch per Fax übermittelt. Dokumente und Dateien, die in digitaler Form eingehen, etwa via E-Mail, kommen oftmals in unterschiedlichen Formaten an, als Excel-, Word-, PDF-, JPG- oder XML-Datei.

Beispiel Rechnungseingang – Die Nachteile manueller Verarbeitung

Die Vielzahl eingehender Dokumente und Dateien in unterschiedlichen Formaten wird meist manuell verarbeitet und darin enthaltene Informationen von Hand oder allenfalls zum Teil automatisiert in das jeweilige IT-System übertragen. Das ist enorm zeitraubend und auch äußerst fehleranfällig. Sind zudem Rückfragen nötig, weil Angaben unvollständig oder unleserlich sind, kostet das die Beschäftigten zusätzlich unnötige Zeit, die ihnen für die Kernaufgaben fehlt.

Welche Nachteile die manuelle Verarbeitung von Dokumenten, die in Papierform auf dem Postweg oder elektronisch per E-Mail eingehen, mit sich bringt, lässt sich anhand von Eingangsrechnungen demonstrieren. Sie müssen sortiert, weitergeleitet, eingeordnet und die Daten dann in die IT-Systeme eingetippt und durch weitere prozessrelevante Daten angereichert werden. Erst danach können die Rechnungsdaten weiterverarbeitet werden und den nachgelagerten Prozessen zur Verfügung gestellt werden.

Selbst beim Rechnungseingang per Mail ist der Bearbeitungsaufwand nur unwesentlich geringer als bei Papierdokumenten. E-Mails mit Rechnungen landen häufig in zentralen elektronischen Postfächern eines Unternehmens oder einzelner Abteilungen. Das hat zur Folge, dass sie zuerst gesichtet und dann an die richtige Stelle weitergeleitet werden müssen. Auch bei digitalen Dokumenten ist es vielfach nötig, die darin enthaltenen Daten manuell in die IT-Systeme zu übertragen. Dass die digitalen Dokumente in den meisten Fällen unverschlüsselt verschickt werden und zum Teil die erlaubte Nachrichtengröße für das E-Mail-Postfach des Empfängers sprengen, ist ein weiteres Problem.

E-Invoicing mit intelligentem digitales Input Management

Gefragt ist hier ein intelligentes digitales und sicheres Input Management, das Medienbrüche auf ein Minimum reduziert oder im Idealfall komplett vermeidet. Es sorgt dafür, dass sämtliche Daten stets genau in der Form eingehen, die es ermöglicht, sie reibungslos weiterzuverarbeiten und direkt einem IT-System bereitzustellen: zum Beispiel einer ERP-, HR- und CRM-Lösung oder einem ECM-System.

Dreh- und Angelpunkt des digitales Input Managements sind Online-Formulare, zum Beispiel für Rechnungen, Anträge, Angebote und Vieles mehr, die sich schnell und einfach konfigurieren und mit wenig Aufwand in Webseiten einbinden lassen. Mit digitalen Formularen schaffen Unternehmen und Behörden einen strukturierten sicheren digitalen Eingangskanal, der Beschäftigte vom zeitfressenden Hin- und Herübertragen von Daten befreit, die Arbeitseffizienz und die Produktivität erhöht und Kosten senkt.

Welche Kriterien eine sichere digitale Input-Management-Lösung erfüllen muss, lesen Sie in diesem Whitepaper.

Welche Vorteile ein digitales Input Management in der Praxis bietet, erfahren Sie in diesem Whitepaper am Beispiel des digitalen Rechnungseingangs.

Workflow Automation – was Prozessautomatisierung wirklich bringt

Obwohl Unternehmen, Behörden und Organisationen aller Art digitale Tools bereits in vielen Bereichen einsetzen, deren Anzahl zudem stetig steigt, lässt die Digitalisierung und allen voran die Automatisierung der Arbeitsabläufe noch viele Wünsche offen.

 Das Kreuz mit der manuellen Datenübertragung

Vielerorts sind manuelle Eingriffe nötig, und so manches erledigt man noch analog. Man denke nur an das Rechnungswesen, wo Dokumente häufig ausgedruckt, unterschrieben, kuvertiert und dann verschickt werden, obwohl es dazu mit der digitalen Signatur schon lange eine technisch ausgereifte Alternative gibt. Ähnlich verhält es sich bei Antrags- und Anmeldeformularen aller Art.

Ein reibungsloser Austausch von Daten und ihre durchgängig IT-gestützte und damit effiziente Be- und Verarbeitung innerhalb des Unternehmens beziehungsweise einer Behörde ist auf diese Weise selbstredend nicht möglich. Sind Urlaubs-, Reisekostenerstattungs- oder Weiterbildungsanträge auf Papier freigegeben, müssen sie noch einmal im jeweiligen IT-System angelegt und die Daten auf Papier umständlich von Hand übernommen werden.

Selbst in Fällen, wo bereits Dateien statt Papierdokumente bearbeitet werden, oder digitale Lösungen (E-Mail, Tabellenkalkulation) zur Verarbeitung von Dokumenten und Anträgen im Einsatz sind, ist damit nicht viel gewonnen. Selbst Daten aus einem digitalen Dokument wie einer Bewerbung müssen nämlich manuell im jeweiligen IT-System erfasst werden. Sind sie dann endlich im IT-System, bedeutet das noch lange nicht, dass sie sich problemlos in andere IT-Lösungen übertragen und dort weiterverarbeiten sowie intern als auch mit externen Partnern teilen lassen.

Automatisierung eliminiert Fehler und Flaschenhälse

Wer das Optimierungspotenzial, das die Digitalisierung bietet, bestmöglich ausschöpfen will, kommt deshalb nicht darum herum, vollständig automatisierte Arbeitsabläufe zu etablieren. Durch eine Workflow Automation lassen sich bestehende Prozesse nicht nur vereinfachen, beschleunigen und dauerhaft optimieren, sondern auch revisionssicher und rechtskonform abwickeln.

Das spart viel Zeit, denn wiederkehrende Aufgaben werden schneller erledigt und gleichzeitig Fehleingaben sowie Flaschenhälse auf ein Minimum reduziert. Eine revisionssichere und rechtskonforme Prozessautomatisierung samt Datenverschlüsselung erhöht auch die Sicherheit enorm. Sie macht zum Beispiel macht eine nachträgliche Datenmanipulation nahezu unmöglich.

Welche Vorteile Workflow Automation bietet, wie sich dafür geeignete Abläufe identifizieren lassen und welche Automatisierungslösung sich am besten eignet, auch im Hinblick auf die Kosten, zeigt Ihnen dieses Whitepaper.

Anwendungsbeispiel 1: Der Mehrwert digitaler und automatisierter Daten-Workflows im Personalwesen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt und der demografische Wandel verändern auch die Rolle der Personalabteilung (Human Resources, HR) und konfrontiert sie mit einer Vielzahl neuer Aufgaben und Herausforderungen:

Um die damit verbundenen Anforderungen effizient, schnell und in der geforderten Qualität erfüllen zu können, braucht die HR-Organisation ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld mit intelligenten digitalen Lösungen.

Durch die Workflow Automation bislang weitgehend manuell und papierbasiert durchgeführter administrativer HR-Prozesse lassen sich Effizienz, Produktivität und Transparenz im Personalwesen enorm erhöhen. Werden zum Beispiel Personaldaten in einer digitalen Personalakte automatisiert und korrekt erfasst, gepflegt und verarbeitet, ist gewährleistet, dass Informationen zu Beschäftigten oder Führungskräften zu jedem Zeitpunkt digital verfügbar und auf dem neuesten Stand sind.

Endlich mehr Zeit für wertschöpfende HR-Aufgaben

Auch zeitraubende manuelle Tätigkeiten wie das Suchen und Finden der richtigen Informationen erübrigen sich bei digitalen und automatisierten HR-Prozessen, sodass HR-Managern mehr Raum für wertschöpfende Kernaufgaben bleibt. Eine Prozessautomatisierung im HR-Bereich, wo nahezu ausschließlich mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, trägt zudem maßgeblich dazu bei, die einschlägigen regulatorischen Anforderungen einzuhalten und die geforderten IT-Sicherheitsstandards zu erfüllen.

Das Spektrum für eine Prozessautomatisierung im HR-Bereich ist dabei recht umfassend. Es reicht vom Recruiting über das On- und Offboarding, den Versand von Abrechnungen und der Verwaltung der Personalentwicklung bis hin zur (digitalen) Personalakte und neuen Akteneinträgen.

Mehr über die Vorteile einer Prozessautomatisierung im HR-Bereich erfahren Sie in diesem Whitepaper.

Anwendungsbeispiel 2: Digitale Gehaltsabrechnung spart Zeit, Geld und Nerven

Trotz Digitalisierung gibt es in jedem Unternehmen eine ganze Reihe wiederkehrender Prozesse, die noch überwiegend manuell beziehungsweise analog durchgeführt werden. Einer davon ist die monatliche Verdienstabrechnung, die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhalten. Vielerorts wird dieser Prozess wie folgt abgewickelt. Die im HR-System erstellte Abrechnung wird ausgedruckt, kuvertiert und dann entweder direkt an die einzelnen Beschäftigten verteilt oder die Briefumschläge werden frankiert und per Post verschickt – und das zwölf Mal im Jahr.

Unproduktiv und kostenintensiv – manuelle Prozesse bei Verdienstabrechnung

Das ist unproduktiv, kostet Nerven und verursacht einen hohen Papier- und Verwaltungsaufwand, der wichtige personelle Ressourcen in der HR-Abteilung bindet. Die fehlen dann für wirklich wertschöpfende HR-Kernaufgaben wie das Recruiting. Zugleich sind die analogen Prozesse ein Kostentreiber. Für Papier, Porto, Kuverts und Druck fallen pro Monat und Arbeitnehmer zwischen 1 und 1,50 Euro an Ausgaben an. Nimmt man als Durchschnittswert 1,25 Euro, schlägt der manuelle Versand bei einem Unternehmen, das 1.000 Beschäftigte hat, hochgerechnet auf ein Jahr mit stolzen 15.000 Euro zu Buche.

Bis zu 70 Prozent weniger Kosten durch Automatisierung

Die durchgängige Digitalisierung und Automatisierung der stets gleichen Arbeitsschritte im Rahmen der Verdienstabrechnung samt eines intelligenten digitalen Dokumentenmanagements erhöht die Effizienz im gesamten Prozess enorm. Bislang zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten fallen dadurch weg genauso wie die Ausgaben für Papier, Porto, Kuverts und Druck.

Das ist ein echter Mehrwert, denn den HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bleibt so mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben und auch die Kostenersparnis ist erheblich. Sie kann im Einzelfall bis zu 70 Prozent betragen. Dieses Geld kann in strategisch wichtige Projekte investiert werden. Auch die Mitarbeitenden profitieren. Elektronische Verdienstnachweise und andere wichtige HR-Dokumente für jeden Mitarbeiter werden automatisch in einem digitalen Archiv abgelegt, auf das sie jederzeit und überall zugreifen können Das lästige Abheften dieser Unterlagen in einem Ordner entfällt. Nicht zuletzt reduziert sich auch der Papierverbrauch deutlich und Ressourcen werden geschont.

Um das Optimierungspotenzial einer digitalen und automatisierten Entgeltabrechnung jedoch bestmöglich auszuschöpfen, kommt es auf die Auswahl und den Einsatz der richtigen IT-Lösung an. Wie eine solche Lösung aussieht und welche Kriterien sie in puncto Konfigurierbarkeit, Bedienung, Rechtskonformität, Datenschutz, IT-Sicherheitsstandards und Anbindung an vorhandene HR-Systeme erfüllen sollte, erfahren Sie in diesem Whitepaper.

Drei Use-Cases: Laborbefunde, Forschungsdaten und Druckdateien automatisiert übermitteln

Nicht nur bei wiederkehrenden Prozessen, auch bei speziellen branchentypischen Abläufen lassen sich Effizienz, Transparenz und Sicherheit – Stichwort DSGVO-Konformität – deutlich erhöhen. Das zeigen im Folgenden drei Praxisbeispiele.

1. Gesundheitswesen: Analysebefunde digital übermitteln
Ärzte und Krankenhäuser schicken oft Abstriche und Proben von Patienten an Diagnostiklabore. Diese senden ihre Analysen, oft mehrere Hundert pro Tag, zurück an Ärzte, Kliniken und auch Privatpersonen. Dieser Vorgang lässt sich über eine skalierbare Lösung digital und automatisiert abwickeln und durch Zwei-Faktor-Authentifizierung anonymisieren.

Wie solch eine Lösung aussieht, die auch eine größere Anzahl von Laborbefunden problemlos bewältigt, erfahren Sie in dieser Case Study.

2. Forschungsprojekte: Wie Hochschulen und Unternehmen große Datenmengen nahtlos austauschen
Im Rahnen von Forschungsprojekten arbeiten Hochschulen und privatwirtschaftliche Firmen oft über mehrere Standorte hinweg zusammen. Dabei erheben die Unternehmen eine enorme Menge personenbezogener Daten aus Trainingsgeräten und persönlichen Trainingseinheiten.
 

Diese Datensätze werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt und unabhängig von ihrer Größe per automatisiertem Workflow vom Dateisystem des Unternehmens in einen virtuellen Datenraum der Hochschule übermittelt. Dieser ist nur für ausgewählte Forscherinnen und Forscher zugänglich und sie erhalten genau die Daten, die sie gemäß ihren Zugriffsrechten für ihre Auswertungen benötigten. Zudem besteht die Möglichkeit, die Daten per Knopfdruck in das Analysetool hochzuladen.

Erfahren Sie hier, wie sich diese sensible Forschungsdaten über mehrere IT-Systeme hinweg übermitteln lassen – und das dank Verschlüsselung und Zugriffsverwaltung stets Compliance-konform.

3. Druckbranche: Digitale Workflows vom Empfang bis zur Freigabe der Druckvorlage

Druckereien haben enormes Optimierungspotenzial im Bereich der Druckvorstufe und Produktionsvorbereitung. Schnelle und sichere automatische Workflows können Durchlaufzeiten enorm verringern – vom Empfang selbst enorm großer Druckdateien über ihre Weiterbearbeitung bis hin zur Druckfreigabe durch Kunden.

Ein Druckerei konnte die Freigabe bei Kunden auf diese Weise um 48 Prozent verkürzen und zugleich Lieferkosten um 52 Prozent reduzieren, da es deutlich weniger Druckentwürfe per Overnight-Express verschicken muss. Lesen Sie mehr dazu in dieser Case Study.

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